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【実績紹介】某大学様

 
年間で66万円以上の人件コストの削減が
 

導入の背景

卒業生からの問い合わせへの対応フローが煩雑で時間もかかっていた
卒業生からの問い合わせのへ対応が、日に10件ほど発生するのですが、その対応が煩雑で、時間がかかっていました。
 
【問い合わせへの対応フロー】
1.電話で卒業生による問い合わせを受け、名前を確認する。
2.キャビネットに保管されているファイルを探す。
3.ファイルの中から該当する書類(学籍簿・成績証明書)を探す。
4.確認後、折り返し電話回答する。
 
  卒業生からの問い合わせへの対応フローが煩雑で時間もかかっていた
 
書類のサイズはバラバラで、A3〜A5が混在している状態でした。それらをファイル入れ、名前単位で保管しています。
このフローでは、1件当たりの対応時間が10分程度かかる上、キャビネットから該当ファイルを探す手間もかかっていました。
また、書類の戻し忘れによる紛失リスクの可能性もあります。どんどん増えてゆく書類を保管するスペースももったいないと感じていました。
 
 

導入後の成果

1件当たりの対応時間が10分から2分に短縮した
東急ジャンボーさんに、全学籍簿・成績証明書(約10万枚)のスキャニングとPDF作成、検索システム用のデータ加工をしていただきました。
今では、卒業生からの問い合わせに、その場で回答することができるようになり、大幅な時間短縮になりました。その分の時間を他の業務にあてることができ、大変効率が良くなりました。
また、回答に際して書類を探す必要がなくなったので、とても楽です。キャビネットを置いていたスペースも有効活用しています。もちろん、書類を紛失する心配もなくなり、良いことばかりです。
  年間を通し大幅なコスト削減に貢献!
 
今までは1件につき10分程度かかっていた対応時間が、現在では2分ほどに短縮され、8分も削減できました。 これを金額に直すと年間で66万円以上ものコスト削減になり、成果にとても満足しています。
 
時間: 8 分/件×10 件/日×250 日/年=20,000 分/ 年(=約333 時間) 削減
金額: 人件費2,000 円/H で計算すると2000 円/H×333H =666,000 円/ 年削減

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